Das Problem in Zahlen
Eine Hausarztpraxis in Dormagen — 2 Ärzte, 4 MFA, ~80 Patienten pro Tag. Das Telefon klingelt Montag 8:00–10:00 Uhr pausenlos. Eine MFA misst eine Woche lang: 38% der Anrufe in dieser Stoßzeit gehen verloren. Manche klingeln durch, andere landen in der Warteschlange und geben nach 40 Sekunden auf.
Die Annahme: "Die rufen später nochmal an." Die Realität: nur 55% rufen nochmal an. Der Rest googelt einen anderen Arzt in der Nähe.
Warum das teuer wird
Jeder verpasste Anruf = potenziell verlorener Patient. Bei durchschnittlich €480 Patient-Lifetime-Value in einer Hausarztpraxis und nur 1 verlorenem Patient pro Tag summiert sich das auf €115.000 Jahresumsatz-Verlust — rechnerisch.
Plus: 3-5 Min MFA-Zeit pro telefonisch vergebenem Termin. Bei 40 Terminen täglich sind das 2-3 Stunden MFA-Arbeit pro Tag, nur für Terminkoordination. Bei 220 Arbeitstagen × 3h × €25/h = €16.500/Jahr in reiner Admin-Zeit.
Was eine ordentliche Online-Terminbuchung leisten muss
Es reicht nicht, irgendein Buchungs-Widget auf die Website zu kleben. Die wichtigen Kriterien:
- Slot-Regeln pro Arzt: Neupatient, Akut, Vorsorge, DMP — unterschiedliche Dauer, unterschiedliche Ärzte.
- PVS-Integration: Buchung landet automatisch im PVS-Kalender, nicht in einem separaten System.
- Stornierung durch Patient: Patient:in sagt 24h vorher ab, Slot geht automatisch frei — MFA muss nichts tun.
- Automatische Reminder: SMS oder E-Mail 24h vorher reduziert No-Shows um 50-70%.
- Fallback für Akut: Patienten mit echter Akut-Beschwerde dürfen nicht in Online-Buchung landen, sondern durchs Telefon.
Der Umsetzungs-Pfad (6 Wochen)
Woche 1-2: Slot-Regeln definieren. In welchem Zeitfenster? Welcher Arzt? Welche Terminart?
Woche 3-4: Integration mit PVS. Bei Medatixx via API, bei CGM via Kalender-Sync.
Woche 5: Testphase mit Stammpatienten (SMS: "Ab nächster Woche können Sie hier buchen").
Woche 6: Go-Live + Telefon-Umleitung zur Buchungsseite bei Rückgabe.
Ergebnis nach 90 Tagen:
- 40–60% aller Termine laufen ohne MFA-Kontakt.
- No-Show-Rate sinkt um 40-60%.
- MFAs haben 2-3h/Tag freie Kapazität für Patient-Care.
Was Sie jetzt tun können
- Ping uns für den Gratis-QuickCheck — 10 Fragen online, danach wissen Sie wo Ihre Praxis steht.
- PraxisAudit buchen — wir schauen 1-2 Tage live in Ihrer Praxis und liefern eine konkrete Roadmap.